Jede Rechnung läuft selbst durch den Belegflow
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Upload, Mobile-App oder Anbieter-Fetch. Die KI liest Kreditor, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, IBAN und Fälligkeit aus, prüft §14-UStG-Pflichtangaben, schlägt Kostenstelle und Sachkonto vor und erkennt Dubletten — bevor jemand abtippt.
- KI-Extraktion von Kreditor, Betrag, IBAN, Fälligkeit
- Statuskette: empfangen → erkannt → zugeordnet → freigegeben
- Automatische Dubletten-Erkennung über den Datei-Hash
- Kreditoren-Stamm mit IBAN, Zahlungsziel und DATEV-Nummer
Freigabe nach Vier-Augen-Prinzip — für Belege und Rechnungen
Wer eine Ausgabe verursacht, gibt sie nicht selbst frei. Kartenbelege wie Eingangsrechnungen durchlaufen denselben Workflow: Manager → Finance, mit Kostenstelle, Budget-Check, §14- und Belegstatus auf einen Blick. Jeder Schritt landet im unveränderlichen Audit-Trail.
- Ein Freigabe-Workflow für Karten und Rechnungen
- Funktionstrennung (Segregation of Duties) erzwungen
- Budget-Check direkt in der Freigabe sichtbar
- Jede Aktion auditiert (AuditLog, append-only)
Von der freigegebenen Rechnung zur Überweisung
Freigegebene Rechnungen sammeln sich zum Zahllauf. Belegluchs bündelt sie, prüft IBAN und Auto-Pay-Schwelle und erzeugt die SEPA-pain.001-Datei zum Import in Ihr Banking — mit Ausführungsdatum, End-to-End-Referenz und vollem Status pro Zahlung.
- SEPA-Überweisung (pain.001) auf einen Klick
- Sammel-Zahllauf mit Ausführungsdatum & Referenz
- Auto-Pay-Schwelle für Kleinbeträge einstellbar
- Status je Zahlung: geplant → erzeugt → ausgeführt
Budgets, die mitlaufen — nicht hinterherhinken
Definieren Sie Budgets pro Kostenstelle, Abteilung oder Organisation, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Belegluchs verbucht zugesagte Beträge (Commitments) und tatsächliche Ausgaben live ins Budget-Ledger. Wird das Budget knapp, sieht Finance es schon in der Freigabe.
- Budget je Kostenstelle, Abteilung oder Org
- Perioden: Monat, Quartal, Jahr
- Live-Verbrauch: Commitment + Ist gegen Budget
- Warnung & Block bei Überschreitung in der Freigabe
Karten und Belege — Seite an Seite, automatisch quitt
Das bewährte Herzstück bleibt: jede Abrechnungsbuchung steht ihrem Beleg gegenüber. Exakte und unscharfe Treffer werden automatisch zugeordnet, KI-Vorschläge mit Konfidenz markiert, Lücken sofort sichtbar.
- Auto-Matching: exakt, fuzzy und KI-Vorschlag
- Erklärbar — welche Signale matchten (Betrag, Datum, Name, FX)
- Statusfarben: grün = zugeordnet, rot = fehlt, amber = Vorschlag
- Summen-Abgleich gegen die importierte Abrechnung
Der Luchs jagt, was fehlt — bis es da ist
Belegpflichtige Buchungen ohne Beleg treiben sich selbst ein: automatische Erinnerungen über E-Mail, Slack oder Teams, mit Eskalation bei Überfälligkeit. So steigt die Belegquote von typisch 80 % auf über 98 %.
- Automatische Reminder mit Eskalationsstufen
- Multi-Channel: E-Mail, Slack, Teams
- Steuerung über Spend-Policies (Betrag & Frist)
- Statuskette: offen → erinnert → eingegangen / eskaliert
Belege scannen, Rechnungen freigeben — unterwegs
Belegluchs ist mobil gebaut. Quittung abfotografieren, eine Eingangsrechnung zwischen zwei Terminen freigeben oder den nächsten Zahllauf prüfen — alles vom Smartphone aus, in Sekunden, ohne Desktop.
- Beleg-Foto mit sofortiger KI-Erkennung
- Freigaben mobil mit einem Tipp
- Push-Erinnerung bei fehlenden Belegen
- Zahllauf unterwegs sichten und freigeben
Vom Beleg zur Buchung — auf Knopfdruck
Freigegebene Posten gehen revisionssicher in den Export: DATEV, lexoffice, SAP-CSV, CSV oder ein PDF-Bundle aus Buchung plus Beleg für den Z3-Zugriff der Betriebsprüfung. Monatsabschluss in Tagen statt Wochen.
- DATEV, lexoffice, SAP-CSV, CSV, PDF-Bundle
- Individuelle Buchungsschlüssel (Add-on)
- ExportBatch revisionssicher abgelegt
- 10 Jahre GoBD-konforme Aufbewahrung
Kartenagnostisch, bank-kompatibel — passt in Ihren Stack
Kein Issuer-Wechsel nötig: Belegluchs liest Karten von Amex, Visa, Pliant & Co. SEPA-pain.001 passt in jedes Banking, SSO und Org-Sync über Anweso, Reminder in Slack/Teams, Provider-Auto-Fetch holt Rechnungen direkt bei Airline, Hotel oder SaaS — plus API & Webhooks.
- Kartenagnostisch (kein Issuer-Wechsel)
- SEPA-pain.001 für jedes Banking
- Anweso-Kopplung: SSO + Mitarbeiter-/Reise-Sync
- API & Webhooks für eigene Workflows