Eingangsrechnungen sind der blinde Fleck im Ausgaben-Prozess
Karten sind digital — Rechnungen liegen im Postfach, werden abgetippt, per Mail freigegeben und einzeln ins Banking übertragen. Belegluchs schließt genau diese Lücke.
Der typische Rechnungs-Stau
- Rechnungen versanden in geteilten Postfächern
- Beträge und IBAN werden von Hand abgetippt
- Freigaben per E-Mail — wer hat schon zugestimmt?
- Dubletten werden doppelt bezahlt
- Überweisungen einzeln ins Banking kopiert
- Kein Überblick, was wann fällig ist
Mit Belegluchs
- Jede Rechnung landet in einer geprüften Inbox
- Kreditor, Betrag, IBAN, Fälligkeit automatisch erkannt
- Mehrstufige Freigabe mit Audit-Trail
- Dublettenprüfung verhindert Doppelzahlungen
- SEPA-Zahllauf bündelt Überweisungen auf einen Klick
- Fälligkeiten im Blick — nichts wird zu spät
Rechnung → Prüfung → Freigabe → Zahlung → Buchung
Fünf Schritte, ein durchgehender Fluss. Belegluchs übernimmt jeden Übergang — Sie behalten die Kontrolle an den Stellen, an denen sie zählt.
- 1Rechnung
- 2Prüfung
- 3Freigabe
- 4Zahlung
- 5Buchung
Eingangsrechnung kommt rein
Per E-Mail an Ihre Inbound-Adresse, per Upload, aus der Mobile-App oder per Anbieter-Fetch. Jede Rechnung landet revisionssicher in der Bill-Inbox — egal über welchen Kanal.
- E-Mail, Upload, Mobile, Anbieter-Fetch
- Original revisionssicher abgelegt
- Status: empfangen
Automatisch ausgelesen & geprüft
Die KI liest Kreditor, Rechnungsnummer, Netto/USt/Brutto, Fälligkeit und IBAN aus, prüft §14-UStG-Pflichtangaben, schlägt Kostenstelle und Sachkonto vor und kontrolliert auf Dubletten.
- KI-Extraktion mit Konfidenz
- §14-UStG-Pflichtangaben geprüft
- Dubletten-Erkennung über Datei-Hash
Mehrstufig freigegeben
Manager und Finance geben nach Vier-Augen-Prinzip frei — mit Budget-Check und §14-Status direkt in der Ansicht. Mobil mit einem Tipp, jede Aktion im unveränderlichen Audit-Trail.
- Manager → Finance (Vier-Augen)
- Budget-Check in der Freigabe
- Audit-Trail, append-only
Per SEPA-Zahllauf bezahlt
Freigegebene Rechnungen sammeln sich zum Zahllauf. Belegluchs prüft IBAN und Auto-Pay-Schwelle und erzeugt die SEPA-pain.001-Datei für Ihr Banking — mit Ausführungsdatum und Referenz je Zahlung.
- Sammel-Zahllauf mit Ausführungsdatum
- SEPA-pain.001 auf einen Klick
- Auto-Pay-Schwelle für Kleinbeträge
Geprüft an die Buchhaltung
Bezahlte Rechnungen gehen revisionssicher in den Export: DATEV, lexoffice, SAP-CSV oder PDF-Bundle aus Rechnung plus Zahlungsnachweis — mit Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel.
- DATEV, lexoffice, SAP-CSV, PDF-Bundle
- Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel
- 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt
Was den Belegflow zusammenhält
Kreditoren-Stamm
Jeder Lieferant mit IBAN, BIC, Zahlungsziel, DATEV-Kreditorennummer und Standard-Sachkonto — einmal gepflegt, immer vorbelegt.
Budgets live
Zugesagte und tatsächliche Ausgaben laufen ins Budget-Ledger. Wird es eng, sieht Finance es schon in der Freigabe.
Mobil freigeben
Rechnung zwischen zwei Terminen freigeben, Beleg fotografieren, Zahllauf prüfen — alles vom Smartphone.
Revisionssicher
Original, Extraktion, Freigaben und Zahlung lückenlos verknüpft und 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt.