Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zwingend zu bestellen; Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Anschrift bzw. E-Mail-Adresse.

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Im Einzelnen:

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle, Abteilung, Kostenstelle)
• Karten- und Abrechnungsdaten (Kartenalias, letzte vier Ziffern, Kartennetzwerk, Abrechnungspositionen, Beträge, Händlerangaben — niemals die vollständige Kartennummer (PAN))
• Belegdaten (Beleginhalte, Beträge, Steuerangaben, Datei-Uploads)
• Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsadresse, USt-IdNr., SEPA-Mandate — über DTS/Mollie)
• Nutzungs- und Protokolldaten (Zugriffszeiten, IP-Adresse, Audit-Logs)

4. Auftragsverarbeiter und Subprozessoren

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten. Mit jedem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO oder ein gleichwertiges Datenschutzabkommen.

Wir informieren über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Subprozessoren. Details und Pflichten ergeben sich aus unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

5. Übermittlung in Drittländer

Hosting, Abrechnung (DTS) und Zahlungsabwicklung (Mollie) erfolgen innerhalb der EU/des EWR. Soweit Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden — insbesondere an Anthropic (USA) zur KI-Extraktion —, erfolgt dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist: auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission nach Art. 46 DSGVO, ergänzt um technische Schutzmaßnahmen.

6. Speicherdauer (GoBD)

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Buchungs- und belegrelevante Daten: 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB i. V. m. den GoBD (Fristbeginn mit Ablauf des Kalenderjahres der Entstehung).
• Vertrags- und Stammdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, anschließend nach Maßgabe gesetzlicher Fristen.
• Server- und Sicherheits-Logs: in der Regel bis zu 90 Tage, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Speicherung erfordert.
• Konten ohne Aufbewahrungspflicht: Löschung nach Beendigung des Vertrags und Ablauf etwaiger Fristen.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@digitise-it.de.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.